Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел
Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46
АНАЛІЗ СТАНУ ОРГАНІЗАЦІЇ ДІЛОВОДСТВА
У КРАСНООКНЯНСЬКОМУ РАЙОННОМУ СУДІ
ОДЕСЬКОЇ ОБЛАСТІ
Відповідно плану роботи суду, затвердженого наказом голови суду № 24 о/д від 29.12.2012 року у період з 27 березня 2013 року по 29 березня 2013 року в Красноокнянському районному суді в.о. керівника апарату проводилась проводилася перевірка стану діловодства за 2012 рік та перший квартал 2013 року.
По результатах вивчення можна зазначити наступне.
Красноокнянський районний суд Одеської області розташований в одному приміщенні за адресою: вул..Шевченка, 4, смт.Красні Окни, Одеська область.
Архів суду розташований у приміщенні суду.
1. Загальна робота суддів та апарату Красноокнянського районного суду відповідно до вимог діловодства.
Організаційне керівництво діяльністю Красноокнянського районного суду здійснює голова суду Чеботаренко Оксана Леонідівна.
У суді ведеться журнал обліку печаток та штампів суду, який відповідає вимогам п. 21.1 Інструкції, але відсутній наказ суду згідно якого встановлюються особи відповідальні за збереження печаток та штампів суду.
Контроль за виконанням працівниками суду своїх обов’язків здійснюється головою суду, в.о.керівника апарату суду шляхом періодичних перевірок роботи працівників суду, обговорення їх результатів на оперативних нарадах.
Робота Красноокнянського районного суду здійснюється відповідно до планів роботи на поточний рік.
Плани роботи суду складаються на півріччя та рік. Вони містять відомості про характер заходів, їх виконавців, строки виконання та відмітку про виконання. Всі документи, складені на виконання плану роботи зберігаються в окремому наряді.
Головою Красноокнянського районного суду та в.о.керівника апарату проводяться оперативні наради з суддями та працівниками апарату суду. Проведення оперативних нарад фіксується протоколами та зберігаються у наряді «Протоколи оперативних нарад, зборів працівників суду».
У суді складаена та затверджена номенклатура справ на 2012 рік та 2013 – 2015 роки. Для формування нарядів та передачі їх в архів суду використовуються індекси номенклатури справ суду.
У суді працює електронна пошта, яка має адресу: inbox@ko.od.court.gov.ua, також відповідно до наказу керівника апарату Красноокнянського районного суду від 23.06.2011 року № 11 о/д встановлена особа, яка відповідає за своєчасне внесення інформації та перевірку пошти.
Також, у суді функціонує веб-сторінка суду на якій розміщено: інформація про роботу суду; судовий збір; графік прийому громадян, а також наведена інша інформація, необхідна для звернення до суду. Відповідно до ЗУ «Про доступ до публічної інформації» на сайті суду було створено розділ, щодо доступу до публічної інформації. Уся вищевказана інформація є достовірною, тобто до веб – сайту постійно вносяться оновлення. Наказом керівника апарату суду встановлена відповідальна особа за постійним поповненням веб-сайту.
2. Стан інформації, яка підлягає розміщенню на дошці об’яв.
При вході приміщення суду розташовані стенди з інформацією про розпорядок роботи суду.
На Інформаційних стендах розміщена інформація: щодо справ, призначених до розгляду суддями; про судовий збір; депозитний рахунок суду; про години прийому громадян у Красноокнянському районному суді та інше.
Списки справ, призначених до розгляду на кожну дату слухання, розміщаються щоденно на відповідному стенді та веб- сайті суду.
3. Стан та порядок ведення діловодства канцелярією суду.
У суді вхідна кореспонденція за 2012 р. та в 2013 році реєструвалася у програмі КП «Д-3» та щоденно роздруковувалась та підшивалась в паперовому вигляді у «Журналі вхідної кореспонденції», згідно вимог до діловодства.
Прийом позовних заяв, скарг, заяв, клопотань здійснюється секретарем суду, порядок прийому встановлений наказом Голови суду.
Копії реєстрів рекомендованої та простої кореспонденції ведуться окремо помісячно. Реєстри підписуються належним чином керівником апарату і підшиваються окремо у відповідну справу - наряд суду в хронологічному порядку.
Рекомендованою кореспонденцією направляються судові повістки про виклик у судове засідання, копії судових наказів, копії ухвал про залишення без руху, копії ухвал про повернення позовного матеріалу, заяви або скарги, справи за підсудністю, цивільні справи за запитами для огляду, копії судових рішень, ухвал, постанов, вироків особам.
Простою кореспонденцією направляються копії процесуальних документів за запитами та у порядку ст. 222 ЦПК України, відповіді на запити.
Реєстри на відправку рекомендованої кореспонденції сформовані у наряди по місяцям, така практика переходить з року в рік.
Канцелярією суду у 2012 році велися та ведуться наступні журнали:
- Журнал реєстрації вхідної кореспонденції;
- Журнал реєстрації вихідної кореспонденції ( електроний вигляд);
- Журнал обліку окремих доручень інших судів;
- Розносна книга для місцевої кореспонденції та інші журнали.
- Журнал обліку заяв про забезпечення позову, доказів у цивільних справах.
- Журнал обліку заяв про забезпечення позову, доказів у адміністративних справах.
- Журнал обліку подань, заяв та клопотань у порядку виконання судових рішень у цивільних справах.
- Журнал обліку подань, заяв та клопотань у порядку виконання судових рішень у адміністративних справах.
- Журнал видачі справ для ознайомлення.
- Журнал обліку виконавчих документів, виданих судом.
- Журнал обліку скарг на рішення, дії або бездіяльність державного виконавця чи іншої посадової особи державної виконавчої служби.
- Журнал обліку заяв про апеляційне оскарження, апеляційних скарг у цивільних чи адміністративних справах.
- Журнал обліку речових доказів.
- Журнал видачі справ для ознайомлення.
- Журнал апеляцій, апеляційних і касаційних скарг та касаційних подань прокурора в кримінальних справах.
- Журнал видачі копій судових документів.
- Журнал передачі кореспонденції по кримінальним справам.
Усі журнали прошиті та пронумеровані, підписані головою суду та скріплені відбитком гербової печатки, заповнюються дуже акуратно, повністю, без виправлень та незрозумілих скорочень, оформлені з повним дотриманням вимог Інструкції.
У суді правильно утворюються номера на вихідній кореспонденції, дублювання номерів не виявлено.
Оформлення інших нарядів, які утворюються у поточному році (як й минулі роки), відповідає вимогам Інструкції.
Робота зі зверненнями громадян здійснюється секретарем суду з дотриманням вимог Закону України «Про звернення громадян». Документи, які утворюються під час розгляду звернень, оформлюються належним чином, розгляд звернень завжди здійснюється у строки, передбачені законодавством.
Журнал обліку окремих судових доручень інших судів оформлений з дотриманням вимог Інструкції, запису до нього вносяться акуратно, без виправлень, завжди вноситься результат виконання. Також належним чином оформлюється безпосередньо справа щодо кожного доручення. Такі справи за рік формуються у окремі наряди та передаються до архіву.
Матеріали, які надходять до суду підшиваються відповідно до хронології, з дотриманням вимог Інструкції. Сторони по справах належним чином повідомляються про рух справи, про що свідчать їх розписки про отримання повідомлень про день та час розгляду справи.
Заповнення обкладинок здійснюється належним чином, на справах, які були оглянуті у канцелярії були вказані дати розгляду справи, зроблений опис документів.
Всі матеріали, які мають відношення до конкретної справи у порядку виконання, підшиваються до справи з продовженням опису документів по справі.
Записи в журналах розгляду судових справ і матеріалів відповідають матеріалам справ.
На початку календарного року нерозглянуті справи і матеріали, які обліковуються в реєстраційних журналах, було перереєстровано в КП «Д-3».
У заповненні обліково-статистичних карток по справам усіх категорій за 2012 рік порушень не виявлено, але при перевірці карток за 2012 рік у комп’ютерній програмі «Д-3» було виявлено, що більшість карток незаповнені, а саме: судовий розгляд, попередній розгляд, інші відомості це позбавляє можливості працівників канцелярії підрахувати статистичні звіти в автоматичному режимі.
Кімната для зберігання речових доказів в суді відсутня, що є серйозним порушенням Інструкції «Про порядок вилучення, обліку, зберігання та передачі речових доказів у кримінальних справах, цінностей та іншого майна органами дізнання, досудового слідства і суду» від 27.08.2010 року № 51/401/649/471/23/125., але речові докази на період перевірки в суді відсутні.
В ході вивчення роботи канцелярії було вибірково перевірено порядок оформлення документів по кримінальних справах.
Обкладинки на кримінальних справах ведуться належним чином, номери на обкладинках справ зазначаються у відповідності до вимог п. 5.2 Інструкції. Якщо особа, стосовно якої розглядається кримінальне провадження перебуває під вартою, на обкладинці робиться відповідна відмітка.
При вивченні роботи канцелярії було вибірково перевірено ряд справ про адміністративне правопорушення. Дана перевірка показала, що справи прошиваються відповідно до вимог Інструкції.
4. Робота з контрольними журналами судових справ і матеріалів,
переданих для розгляду судді та журналами розгляду судових справ і матеріалів суддею.
Були перевірені контрольні журнали судових справ і матеріалів, переданих для розгляду судді та журнали розгляду судових справ і матеріалів суддею за 2012 рік і встановлено наступне.
Практика ведення таких журналів є єдиною за весь контрольний період.
Усі оглянуті журнали прошиті та пронумеровані, підписані головою суду та скріплені відбитком гербової печатки.
Журнали перевіряються та підписуються суддями. Відповідальними особами канцелярій заповнюються усі графи у контрольних журналах судових справ і матеріалів. Записи здійснюються розбірливо, без виправлень та перекручень.
Керівником апарату суду разом з відповідальними працівниками щомісяця проводиться перевірка стану ведення журналів контрольних журналів, а також здійснення суддями перевірок ведення даних журналів.
ВИСНОВКИ ТА ПРОПОЗИЦІЇ
за результатами вивчення стану судового діловодства
в Красноокнянському районному суді
за період 2012 – перший квартал 2013 року.
1. Красноокнянський районний суд в цілому працює з додержанням вимог Інструкції з ведення діловодства в загальному місцевому суді.
2. Головою суду в цьому напрямку здійснюється ефективне керівництво, працівники апарату суду чітко розуміють, які саме дії виконують, надають обґрунтовані та всебічні пояснення про ланку їх роботи.
3. Окремо необхідно зазначити, що відповідальним працівником канцелярії Красноокнянського районного суду належним чином заповнюються усі без винятку документи, обробка яких передбачена Інструкцією.
В.о.керівника апарату суду Д.І.Каньовська
_03_03.png)
