АНАЛІЗ СТАНУ ОРГАНІЗАЦІЇ АРХІВНОЇ РОБОТИ КРАСНООКНЯНСЬКОГО РАЙОННОГО СУДУ ОДЕСЬКОЇ ОБЛАСТІ за 9 місяців 2013 року

АНАЛІЗ СТАНУ ОРГАНІЗАЦІЇ  АРХІВНОЇ РОБОТИ

 КРАСНООКНЯНСЬКОГО РАЙОННОГО СУДУ ОДЕСЬКОЇ ОБЛАСТІ

за 9 місяців 2013 року

Відповідно плану роботи суду, затвердженого наказом голови суду     № 24 о/д від 29.12.2012 року в Красноокнянському районному суді керівником апарату, Каньовською Д.І. та консультантом суду, Чаповською О.О. проводилась перевірка стану архівної роботи за 9 місяців 2013 року.

По результатах вивчення можна зазначити наступне.

Красноокнянський районний суд Одеської області розташований в одному приміщенні за адресою: вул..Шевченка, 4, смт.Красні Окни, Одеська область.

 Архів суду розташований  у приміщенні суду.

Організація роботи архіву Красноокнянського районного суду проводиться з дотриманням вимог Інструкції про порядок передання до архіву суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівів справ та документів діяльності суду, затвердженої 14.07. 2003 року наказом Державної судової адміністрації України № 277 та Переліку судових справ що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання документів.

Згідно з п.24.2 Інструкції з діловодства відповідальність за організацію архівної справи покладається на голову суду, а за її ведення – на осіб, які виконують обов’язки   архіваріуса.

В суді на посаді архіваріуса працює Каленик Ольга Миколаївна ( наказ про призначення № 56 від 26 вересня 2006 р.) Наказом голови суду № 115/1 від 10 грудня 2007 року на Каленик О.М. покладено функціональні обов’язки щодо  ведення обліку та зберігання архівних справ.

Для зберігання справ і документів в архіві створені відповідні умови: санітарний, і світловий режим, , стелажами, системою обліку архівних документів.

         В архіві ведеться журнал реєстрації спостережень за станом температурно – вологісного режиму зберігання архівних документів, в якому тричі на тиждень фіксуються температурні та вологісні дані в архіві. В архіві відсутній кондиціонер.

Хочеться зауважити, що в архіві наявне забезпечениня охоронними та протипожежними засобами.

Робота архіваріуса суду здійснюється на підставі Інструкції про порядок передачі справ до архіву суду, а також Переліку судових справ, що утворюються в діяльності суду із зазначенням строків зберігання документів, і вони при своїй роботі дотримуються  їх  виконання.

Усі справи, які зберігаються в архіві суду,  систематизуються у в’язки. На кожну в’язку прикріплюється ярлик, на якому вказується перший і останній номери справ, які містяться у в’язці, та відповідний рік.

Вилучені зі знищених справ оригінали судових рішень підшиті в наряди з пронумерованими сторінками та зберігаються по рокам в окремому наряді.

Приймання громадян у архіві суді здійснюється за графіком прийому громадян.

Видача справ з архіву для тимчасового користування здійснюється за заявою або  відповідним запитом лише за резолюцією голови суду чи його заступника.

Для видачі справ ведеться спеціальний журнал, у якому зазначається дата видачі, або надіслання справи, мета видачі чи надіслання, одержувач, підпис про отримання справи або номер поштового відправлення, дата повернення архівної справи до суду.

Під час спілкування з відповідальною особою архіву суду встановлено, що вона ознайомлена з порядком повернення справ до архіву після  використання, а саме про порядок перевірки справи, яка повертається.

Відповідальним працівником архіву суду ведеться Журнал видачі копій судових документів, який оформлений відповідно до вимог Інструкції.

Передача справ на зберігання до архіву суду здійснюється відповідно до описів, які підготовлені в цілому з дотриманням вимог Інструкції.   

В суді працює  експертна комісія по відбору справ для знищення.

Акти про знищення справ у суді наявні та зберігаються в окремому наряді.

Під час перевірки вибірково було оглянуто порядок підготовки та оформлення справ канцелярією суду, які передані на зберігання до архіву у 2012 та частково у 2013 роках.

Усі справи, які було оглянуто, мають внутрішній опис документів, кількість аркушів у справі, вказаних у внутрішньому опису, відповідає реальній кількості аркушів.

ВИСНОВКИ ТА ПРОПОЗИЦІЇ

за результатами вивчення стану архівної роботи

в Красноокнянському районному суді.

1.Архівна робота ведеться відповідно до вимог Інструкції про порядок передання до архіву суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівів справ та документів діяльності суду, затвердженої 14.07. 2003 року наказом Державної судової адміністрації України № 277 та Переліку судових справ що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання документів.

2.     Рекомендовано архіваріусу суду, Каленик О.М.:

-             приділити більшу увагу щодо вивчення діючих норм законодавства щодо архівної справи та  додержанню їх в роботі.

Керівник апарату суду                                                    Д.І.Каньовська